Por que é importante sua entidade estar regularizada?
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Regularizar a entidade: a importância da documentação estar em dia

Você sabia que toda e qualquer instituição que realiza eventos, venda produtos ou que realiza cobranças de associação precisa estar regularizada junto à órgãos competentes?

O que queremos dizer é que, quando você registra a sua entidade estudantil da forma correta, você começa a “existir” formalmente para o governo e isso apresenta não apenas vantagens para a proteção da sua organização, mas também significa que você está agindo de acordo com a lei

Quando falamos em entidades estudantis, é comum encontrarmos muitas dúvidas sobre como regularizar e dar continuidade às atividades que elas oferecem. Por ser um modelo de organização com alta rotatividade devido à troca de gestão, entendemos que pode ser difícil a formalização e a regulamentação da sua entidade, principalmente pela falta de documentação por parte da equipe.

Embora a falta de continuidade e documentação seja o maior problema, também existem outras preocupações e dificuldades que a falta de um registro formal pode trazer para uma entidade estudantil. Alguns deles são: Multas em valores altos, impossibilidade na hora de registrar uma gestão e também de receber patrocínios e leis de incentivo que se enquadrem na modalidade da entidade, além de várias outras complicações legais e financeiras, no caso da perda de proteção da personalidade jurídica, o que pode acarretar em um processo envolvendo os membros da gestão.

E é justamente o nosso tema de hoje: a importância de manter a sua entidade em dia com todas as obrigações e como você pode fazer isso.

O que fazer para regularizar minha entidade?

O que preciso fazer para regularizar minha entidade? 

As entidades estudantis geralmente surgem quando um grupo de estudantes se une com um objetivo de promover atividades acadêmicas ou voltadas para outras áreas do curso ou da faculdade que fazem parte. Com isso, surgem também as responsabilidades para formalizar essa organização, que começa com a criação de um Estatuto Social.

Esse estatuto serve para muitas coisas, a principal dela é dar validade para a organização, levando o nome escolhido, o endereço e as atividades propostas. O documento também serve para a declaração de bens e movimentações financeiras com órgãos públicos assim como a periodicidade de troca em gestão (ou mandato, na linguagem oficial). Ele deve ter a sua aprovação dentro de uma junta legal de trabalho e, depois de aprovado, é indicado a diretoria que assumirá o mandato.

Ele serve como uma barreira de proteção para entidades estudantis, criando uma proteção jurídica dos associados e dos membros da diretoria, já que ele representa um só corpo, que é a pessoa jurídica da sua entidade, evitando processos, malha fina da Receita Federal e outros empecilhos.

Com o estatuto registrado, agora é hora de abrir o CNPJ para que você possa realizar operações financeiras na sua empresa. O CNPJ é para uma empresa a mesma coisa que o RG é para uma pessoa física: um número único e intransferível que te identifica em todos os atos, seja em contratos, pedidos de compras e até mesmo vendas oficiais.

O próximo passo é abrir uma conta empresarial, atrelada a esse CNPJ. Isso impede que você tenha problemas de declaração financeira junto com o governo e garante que todo o dinheiro que entrou na sua entidade tem uma fonte clara e legal. A não abertura de uma conta empresarial pode qualificar a ação como desvio de dinheiro e travar uma batalha legal para quem está envolvido.

E aqui entram as declarações anuais que todas as empresas precisam fazer: trabalhistas e jurídicas, representando a saúde financeira e o seu funcionamento legítimo pelos órgãos públicos, que geralmente são feitas por assessorias fiscais, como profissionais contábeis.

Muitas entidades apresentam irregularidades justamente porque possuem registro, mas não possuem uma regularidade perante o governo. O melhor jeito de resolver isso é contratando um serviço especializado nessa regularização, que vai se preocupar em colocar todos os documentos e declarações em ordem para que você possa estar de acordo com a lei.

Apesar dessas dificuldades, a regularização é um caminho bem positivo para sua entidade, garantindo diversos benefícios para suas operações, bem como escrevendo na história cada passo que você e seus associados deram por ela.

Ah, vale lembrar que nem todas as entidades precisam ser regularizadas. Repúblicas e alguns tipos de entidades que podem se qualificar como grupo de estudos, quando não oferecem produtos ou serviços, estão isentas.

 

Quais os benefícios em manter minha entidade regular?

Quais os benefícios em manter minha entidade regular? 

Existe uma série de benefícios que poderão ser aproveitados pelas gestões quando você tem uma entidade bem regulamentada e com todos os documentos em dia. Listamos aqui alguns deles:

Legitimidade nas operações:

Permitindo a compra e venda de produtos, recebimento de doações, cobrar associação, assinar contratos e demais operações financeiras, emitindo notas fiscais e recibos válidos, sendo legitimados pelo CNPJ da empresa.

Funcionários em dia:

Sua entidade poderá contratar funcionários e pagar suas devidas contribuições por tempo de serviço.

Patrocínios e Leis de Incentivo:

Sua entidade poderá fazer contratos com o Governo Federal para receber Lei de Incentivo (ao esporte, no caso das atléticas, por exemplo) e contratos de patrocínio com empresas privadas ou com sua própria faculdade.

Melhor relacionamento com fornecedores:

Sua entidade poderá emitir notas de compras pelo faturamento em contrato com seus fornecedores, com pagamento em parcelas ou com datas atrativas para o pagamento (com média de trinta dias), pré datadas nas notas fiscais.

Elegibilidade em licitações:

Sua entidade poderá participar de processos de licitação, caso desenvolvam um serviço prestado para algum órgão de seu estado ou de sua cidade, por exemplo.

Isenções em impostos:

Sua entidade terá isenção de diversos impostos quando regularizada, não necessitando pagar impostos sobre a associação ou suas festas/eventos sociais.

Melhores resultados financeiros:

Sua entidade terá um melhor aproveitamento dos controles financeiros, visto que o comprometimento que ela exige de você e seus associados fará valer a pena, vendo seu patrimônio aumentando, com segurança e totalmente legalizado.

Proteção intelectual:

Todos os produtos, símbolos e demais questões de comunicação de imagem de sua entidade são resguardados por lei garantindo a propriedade intelectual unicamente para sua entidade, evitando cópias, falsificações e problemas futuros.

Atividades complementares:

E é claro, que não podemos esquecer que sua entidade gera horas complementares para seu bacharelado ou licenciatura, certificando pela ata de eleição todos os diretores como legítimos e tomando as horas devidas pela participação na entidade.

Além de tudo isso, sua entidade pode ter maior confiabilidade nos registros que emite, junto dos relatórios financeiros expedidos e oficializados pelo CNPJ que representa seus associados.

As prestações de contas de sua gestão terão maior viabilidade e legalidade, evitando conflitos eleitorais, dúvidas ou até mesmo queixas por parte de associados, já que uma entidade 100% regular não apresenta os mesmos riscos de uma entidade que está na ilegalidade.

Para quem usa a Partyou, nós tornamos todo o processo financeiro muito mais fácil, com relatórios mensais simples de serem feitos através das plataformas com todo o controle de entrada e saída de produtos e dinheiro. Quando falamos em uma relação com a contabilidade, isso simplifica e muito na hora de fazer a sua declaração de rendimentos anual, poupando a equipe de abrir, retroativamente, todas as transações financeiras e não correndo riscos de perderem papéis de compra ou venda importantes, já que tudo fica digitalizado para a sua entidade.

Agora que mostramos como é muito importante e benéfico ter sua entidade em dia, por que você não conversa hoje com sua gestão para ver esse processo? Garantir hoje uma entidade regular é garantir um futuro para os seus associados e os serviços que serão oferecidos!


Escrito por Luis Tenorio
– Graduando em Ciências Contábeis pela Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade de Ribeirão Preto, tendo experiência em serviços de abertura, regularização e legalização de entidades estudantis.

 

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