6 dúvidas mais comuns nas entidades
Desburocratizando as Burocracias

Desburocratizando Burocracias: As 6 dúvidas mais comuns nas entidades

Quando você está buscando um processo de regularização para sua entidade, você acaba de frente com diversos termos técnicos e burocráticos que são confusos, complicados e até mesmo cansativos de serem ouvidos.

Por isso, hoje trazemos para você a explicação e a importância de cada um desses termos para te ajudar a entender melhor como as coisas podem ser bem mais simples do que parecem!

Na última matéria que lançamos, mostramos o porquê de estar em dia com as obrigações legais é importante e hoje vamos explicar melhor alguns desses termos que apareceram por lá, pra garantir que você se torne um expert nesse tema e possa, junto com a gente, ir desburocratizando as burocracias.

Desburocratizando Burocracias
Desburocratizando Burocracias

1. O que é o Estatuto Social? 

O Estatuto Social é para uma empresa o que a certidão de nascimento é para uma pessoa física. Dentro desse documento existe uma série de coisas a serem escritas. O Estatuto Social é um documento que sempre deverá seguir o Código Civil brasileiro, ou seja, existem normas para que ele seja formulado.

No Estatuto Social é onde temos o nome da entidade, o endereço, símbolos e cores oficiais, direitos e deveres dos associados, os cargos da gestão, bem como dispostos específicos, como equipes, times, funcionamento de assembleias, penalidades e afins.

Ele só será válido a partir da data de registro em cartório, que depois de registrado, será usado para gerar o CNPJ da sua entidade. Até lá, o documento não tem valor jurídico perante o governo.

2. O que é a Ata de Eleição e Posse? 

Lembra do estatuto? Então, quando formamos uma entidade, temos que eleger a sua primeira gestão, sendo estes os seus membros fundadores. Nisso, é feita uma pequena assembléia, com os membros fundadores e quem mais quiser participar da entidade, na qual serão eleitos os cargos iguais ao que está escrito no estatuto.

Existem entidades que possuem a ata de eleição separada da ata de posse, mas isso é só uma formalidade, afinal, você pode decidir como quiser no seu estatuto.

As atas, por sua vez, são um conjunto de documentos também regidos pelo estatuto e devem conter todas as informações práticas das reuniões realizadas pelos membros da entidade. Elas geralmente são: dia, horário, qual o assunto discutido no dia e todos os membros presentes para esta discussão. Ao fim da assembléia ou reunião, todos os envolvidos assinam o documento. Quando fazemos uma eleição, seguimos com o mesmo padrão: todos os votos e informações devem estar presentes na ata, que consolidará quais os nomes escolhidos para cada cargo e a sua posse. Lembre-se, todas as atas sempre devem ser guardadas em ordem cronológica no arquivo de sua entidade!

3. Qual a diferença entre reconhecer e autenticar documentos? 

Muitas vezes, quando pensamos em registrar um estatuto, uma ata ou qualquer documento que seja, pensamos em reconhecer uma “firma”.

Mas o que é a “firma”? A firma é uma assinatura que tenha fé pública da pessoa que a assinou em um documento. De maneira simplificada, a pessoa que tem “firma aberta” possui cadastro em um tabelionato e registro civil, que é o cartório que pode atestar que aquela assinatura é verdadeira.

A autenticação de documentos é quando você leva um documento original para conferir se existe autenticidade naquele documento (nas assinaturas, por exemplo) ou para se tirar uma cópia autenticada. Isso pode ser feito num tabelionato e é uma prática comum para contratos comerciais.

Quando precisamos registrar a documentação de uma entidade, precisamos reconhecer as firmas de alguns membros que estão nas atas. Ah, mas lembre-se que não é ali que registramos a documentação. O cartório que registra atos de uma entidade é o cartório de pessoa jurídica, que tem finalidades diferentes de um tabelionato, que registra atos de pessoas físicas, por exemplo.

Desburocratizando Burocracias
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4. O que é o quórum? Como sei se minha assembleia tem quórum? 

Toda assembleia geral precisa de um quórum. Quórum é o número mínimo de associados para se tomarem decisões, estando esse número igual está escrito no estatuto da sua entidade.

Normalmente, pela lei, o mínimo exigido para algumas votações é 1/5 (um quinto) dos associados com obrigações em dia com a entidade, enquanto para as demais, apenas votos simples, ou seja, em qualquer número.

Algumas entidades estudantis ficam em dúvida para tomarem decisões com assembleias, já que no estatuto está escrito que todos os alunos do curso são associados daquela entidade, por exemplo.

Para simplificar as medidas de um quórum, toda entidade deve ter um Livro de Associados, onde lá estarão registradas cada pessoa, com suas informações que provam que são associados, evitando fraudes nas decisões da sua entidade.

Então, quando você tem o livro e consegue contar todas as pessoas lá cadastradas, você já sabe qual é o quórum mínimo para sua assembleia.

5. Minha entidade precisa emitir nota fiscal? 

Normalmente, entidades estudantis não tem fins lucrativos sobre o comércio de produtos e serviços, são fins sociais. Empresas do ramo da indústria e do comércio possuem o lucro para seus sócios por sua produção, o que é diferente de uma entidade.

Isso é um ponto importante na hora de emissão de nota fiscal. Somente os contribuintes do ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e ISS (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza) emitem notas fiscais. Como as entidades não possuem fins lucrativos, elas são isentas de ICMS e ISS, deixando-as isentas dessa obrigação. Às vezes você pode ter se deparado que sua entidade não tem inscrição estadual. Isso é uma prova de que sua entidade não contribui para o ICMS.

As entidades sem fins lucrativos deverão emitir recibos, que conterão o carimbo com o número do CNPJ, a assinatura do tesoureiro ou do próprio representante legal, já que todo dinheiro vai para o patrimônio da entidade.

Para simplificar o que foi dito, se sua entidade, seja Empresa Júnior, Centro Acadêmico, Atlética ou outras, vender pequenos produtos, ela não está obrigada a emitir nota fiscal, justamente porque não existem fins lucrativos nessas atividades. Ou seja, apenas a emissão de um recibo, como o QR Code da Partyou, ou um recibo por talão, são válidos.

Antes, explicamos sobre uma documentação importante para entidades, que é o estatuto, as atas e como saber um quórum. Mas nem só de ata é que uma entidade vive, também é necessário uma saúde financeira.

6. O que é preciso para minha entidade estar regular financeiramente? 

Quando pensamos em notas fiscais, por exemplo, pensamos nas que devemos emitir, mas esquecemos que sempre devemos exigir nota fiscal em nossas compras. Como entidade, é sempre exigida a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) que é uma nota do tamanho de uma folha de papel, lá tem tudo detalhado do que ocorreu numa simples compra.

Todas as notas que exigimos para nós, serão registradas em planilhas, que deverão conter em detalhes todas as coisas da sua entidade. Por exemplo, se sua entidade comprou 20 produtos, é necessário ter a nota e o registro em planilha de vinte produtos, com o valor e a data.

Quando sua entidade mantém os registros em dia, ela está agindo de acordo com a lei, então, se você usa um sistema de controle financeiro, como a Partyou, os relatórios mensais podem trazer informações confiáveis de suas vendas para você registrar nas suas planilhas.


Luis Tenorio – Graduando em Ciências Contábeis pela Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade de Ribeirão Preto – USP.
Trabalha na área de abertura, regularização e legalização de entidades estudantis.

 

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