Em tempos de crise temos que manter o foco e a compostura. E quando tudo isso acabar, quem aproveitou o tempo de “inatividade” das suas instituições como um momento ideal para a preparação e o planejamento dos seus planos futuros se destacarão entre os demais.
A Partyou reuniu uma série de dicas e insights da nossa equipe para te ajudar com isso!
Quais são seus objetivos para o ano?
Tente pensar em seus objetivos para o ano.
Vender uma certa quantidade de produtos? Conseguir novos membros para a sua atlética? Organizar ou participar de eventos estudantis?
É essencial manter seus objetivos realistas. Eventos e aglomerações não acontecerão pelos próximos meses. E provavelmente o escopo das atividades mais comuns, na maioria das entidades, vai diminuir este ano.
Revise seu calendário
Quais eventos podem ser adiados? Quais podem ser cancelados? Quais definitivamente precisam acontecer? É o momento para estabelecer as prioridades e compreender que nem tudo que você tinha sonhado pra esse ano desde dezembro vai realmente acontecer.
Lembre-se de ser eficiente com o seu tempo: Entre em contato com outras atléticas e sugira calendários possíveis. Se quando o período de distanciamento social acabar muitos eventos estiverem acontecendo muito próximos um do outro, ambos serão prejudicados.
Revise o planejamento financeiro da sua instituição
Quanto dinheiro você precisará para manter a sua entidade estudantil funcionando no decorrer do ano? Os gastos da entidade devem ser feitos para garantir a máxima eficiência.
Sabendo que o faturamento deste ano será diminuído pela crise do coronavírus, o que pode ser cortado ou remanejado?
Pense fora da caixinha
É hora de experimentar e ver o que pega a galera.
Quando as aulas voltarem, veja o que está acontecendo nas terças-feiras na sua faculdade? Nas quartas ou nas segundas de manhã? Que tipo de atividade nova você poderá trazer para a sua comunidade?
Se não tiver ideia, chame os bixos pra dar uma força. Eles não têm os mesmos vícios que os veteranos acabaram adquirindo com o tempo e podem ser extremamente criativos em relação às atividades extra-curriculares.
Estruture e organize
Okay, agora a gente sabe o que a gente quer do ano – Um evento quinzenal às terças, uma festa lá pro meio do ano, colocar produtos novos na loja online, o que quer que seja. O negócio agora é fazer acontecer. Delegar todas as tarefas e decidir quem são as melhores pessoas na sua entidade para conduzi-las.
Aqui é a experiência que conta. Quem já passou pelo aperto de conduzir uma entidade estudantil sabe os desafios que existem nesse tipo de organização. E o momento que estamos agora é só mais um desafio que seu time vai tirar de letra.
Disciplina e trabalho em equipe
Sabendo o que cada um vai fazer, é hora de botar a mão na massa.
Aqui, o seu principal aliado será a comunicação. E para manter uma comunicação efetiva na realização de qualquer projeto é necessário conhecer as ferramentas adequadas para que todo mundo consiga acompanhar o progresso desse projeto em tempo real com seus parceiros.
Existem várias ferramentas online que podem te ajudar com a organização de projetos a distância – já que não tem como ninguém sair pra conversar presencialmente.
Ficam aqui algumas dicas:
Trello: Utilizando o método Kanban para gerenciamento de projetos, as tarefas são representadas por cartões criados dentro de listas que podem ser arranjadas da maneira que mais funcione pra você e sua equipe. Esses cartões podem ser movidos entre as listas, demonstrando visualmente o progresso da tarefa para quem estiver acompanhando. Essa ferramenta é gratuita com limitações que podem ser adicionadas no plano pago.
Asana: Também utiliza o método Kanban, o Asana facilita na hora de criar e compartilhar uma lista de tarefas com a sua equipe, sendo gratuito para até 15 membros. O seu destaque se dá pela possibilidade de criar uma linha temporal de execução das atividades.
Slack: A ferramenta de comunicação utilizada por várias startups, o Slack permite criar times e canais de comunicação específicos para cada projeto e centralizar as informações em um lugar.
Jira: Além de permitir utilização através do método Kanban, ele também permite o método SCRUM, selecionando para cada caso. Apesar de ser pago, ele acaba sendo uma das soluções mais completas do mercado.
Evernote: Mesmo não sendo uma ferramenta para gestão de projetos, ela é utilizada por várias pessoas como tal, dada a sua função de centralizar todas as anotações em um local só de maneira fácil de usar.
G Suite: É o nome coletivo de todas as ferramentas de escritórios oferecidas gratuitamente pelo Google.
Através do Google Docs e do Google Sheets, você e sua equipe podem editar e comentar arquivos de texto e tabelas com as atualizações aparecendo em tempo real para quem estiver com o arquivo aberto.
Esse pacote também contempla o Google Hangouts, que permite a realização de reuniões entre os membros da equipe remotamente; O Gmail que todo mundo já conhece; O Google Drive que permite o upload de arquivos em uma nuvem de fácil acesso para todos os membros da equipe; E o Google Calendar, que notifica a criação de reuniões e eventos para todos os membros da equipe.
Então é hora de pensar em atividades e continuar firme nas ações.
Então, Partyou?!
