Plano de Gestão
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Plano de Gestão para Entidades: Saiba como criar o seu!

Passamos do primeiro semestre e nessa época é comum que as entidades estudantis comecem a se organizar para uma troca de gestão no fim do ano! O Período de Cogestão , metas finais, planejamentos e muitas outras coisas devem surgir daqui pra frente. Porém, hoje vamos falar de uma delas em especial: o Plano de Gestão para entidades!

A apresentação de planos de gestão deve começar a acontecer em breve, e se você ainda não está familiarizado com o termo, nós vamos te explicar tudinho e ainda te dar um Template Exclusivo! E para os que já estão com esse processo rodando, confira aqui as nossas dicas para potencializar ainda mais esse processo.

Primeiramente, vamos partir do básico!

O que é um Plano de Gestão para entidades?

O que é um Plano de Gestão para entidades?

Essa ferramenta é utilizada em diversos setores, porque é realmente muito importante! O Plano de Gestão é o braço direito de um bom planejamento estratégico. Seu principal objetivo é apresentar as metas e o que deverá ser feito para conseguir alcançá-las. 

De forma resumida, o Plano de gestão é um documento que contém todos os objetivos e metas e guiará o planejamento das atividades e projetos no decorrer da gestão.

Leia também: Com o que se preocupar na hora da troca de gestão?

Por que inserir um Plano de Gestão nas entidades?

Por que inserir um Plano de Gestão nas entidades?

Os motivos são infinitos. Mas essencialmente: Primeiro, você poderá usar esse plano para eleições de cargos. Cada pessoa estrutura seu plano (escrito e em apresentação – ou o que for melhor para o seu caso) e os votantes vão ter um ótimo embasamento para escolher dentre as opções. Segundo, o Plano de Gestão é uma ferramenta poderosa para guiar toda a diretoria ao longo do ano, dando um norte e auxiliando cada departamento a focar em seus objetivos. 

 Resumindo: Você precisa ter um Plano de Gestão na sua entidade! Agora, vamos pra parte prática? 

 

Antes de começar a colocar as ideias no papel

Antes de começar a colocar as ideias no papel

 1. Definição de Cargos e Funções

Em suma, antes de você poder se oferecer para cumprir as funções de um cargo, você precisa estar alinhado com as pessoas que dividirão a gestão com você, quais são as principais funções e responsabilidades de cada um! É claro que outras surgirão, e todo mundo fará um pouco de tudo. Mas é preciso ter pelo menos um direcionamento básico

2. Histórico

A princípio, você pode ter um incentivo perfeito para te dar alguns insights, é conversar com as pessoas que passaram pela mesma experiência que você! Sugerimos que você procure pelos “dinossauros” da sua entidade, isso, as figurinhas raras sabe? Deixe a vergonha de lado, e vá conversar com essa galera! Em outras palavras, questione: Como foi na época deles? O que foi feito e o que não foi? Por que? Esse diálogo é sempre positivo para as duas partes!

 

Agora sim, Mão na Massa! – Construindo um Plano de Gestão para Entidades

1. Faça uma análise do momento atual

Faça uma análise do momento atual

Nesse momento, você vai ter que desacelerar e refletir sobre questões amplas. Se você estiver com dificuldade em definir seus objetivos, tente analisar todo o trabalho que foi desenvolvido até agora. Tem algo que te incomoda? Alguma coisa passou despercebido? Um projeto deu errado mas poderia dar certo se executado de outra maneira?

Vá pensando sobre seus pontos fortes e de acordo com isso, como eles podem trazer melhorias para o cenário atual da sua entidade! Dessa forma, você irá traçar objetivos que SÃO VIÁVEIS para você! (Isso é muito importante! Não prometa aquilo que você não pode cumprir, porque isso é frustrante para você e para os outros também).

Nessa análise, você também deve levar em consideração a motivação, tanto a sua, como das outras pessoas. Reflita sobre o ambiente da entidade, o histórico da sua participação. Tudo isso será muito importante na hora de traçar seus objetivos! Lembre de alinhar sua trajetória na entidade, desde o começo até o momento atual. Tudo que já foi desenvolvido, e o por que você é uma pessoa apta a conduzir os projetos.

 

2. Trace seus objetivos e Metas

Trace seus objetivos e Metas

O Plano de Gestão é maravilhoso porque te faz refletir e já ir desenvolvendo uma visão sistêmica e analítica do cenário. Na primeira etapa, você deve se questionar “O que eu quero melhorar na minha entidade, de acordo com as minhas funções?”

Se você estiver assumindo uma presidência ou algo do tipo, seus objetivos com certeza serão mais amplos, de tal forma que irão envolver a entidade como um todo. Por outro lado, se você estiver assumindo um cargo de liderança de algum departamento específico, você deverá se direcionar para as funções e responsabilidade daquela área.

3. Segmente seus objetivos

Segmente seus objetivos

Esse passo não é obrigatório, mas pode te ajudar muito! Para se tornar mais prático, você pode apresentar seus principais objetivos gerais, e dentro deles, segmentar em metas menores e mais específicas.

Por exemplo, eu estou assumindo uma Diretoria de Marketing de uma entidade. Meus 3 objetivos “maiores” são: 

  • Tornar o departamento mais organizado
  • Inovação 
  • Tornar o departamento mais lucrativo.

Nossa dica, é segmentar esses objetivos em metas menores com a finalidade de deixar mais claro para as pessoas o que você quer:

  • Tornar o departamento mais organizado
  • Criação de um cronograma de Postagens
  • Implementação do Trello como ferramenta de Gestão
  • Atas de Reuniões compartilhadas
  • Inovação
  • Linha nova de produtos
  • Criação de Identidade Visual para os eventos
  • Tornar o departamento mais lucrativo.
  • Planilha de Retorno de Investimento
  • Planejamento financeiro da Área de Marketing

4. Mostre o que você fará para alcançar o que pretende

Mostre o que você fará para alcançar o que pretende

No passo anterior, você ampliou algumas metas e já deu um spoiler de algumas coisas que você fará. Logo depois, o ideal é apresentar o planejamento de cada proposta. Quando você irá implementar cada coisa, quais pessoas poderão dividir essa responsabilidade com você, e também, justificar o motivo de cada coisa ser feita. Outra dica, é que se você sugere melhorias através de ferramentas, planilhas, documentos, você pode dar um exemplo no plano de gestão! Portanto, tente anexar uma prévia dessa ferramenta e já demonstre seu comprometimento! 

5. Apresente seu Plano de Gestão para sua entidade!

Apresente seu Plano de Gestão para sua entidade!

É muito importante que a entidade separe um dia específico para que todos apresentem seus planos. Defina um tempo limite de apresentação, separe um tempo para perguntas. Afinal, todo esse trabalho precisa ser exposto e utilizado, né?

Também é bacana você se preparar para esse dia, apresentando seu plano para alguns amigos. Sob o mesmo ponto de vista, também é muito válido você apresentar para aqueles “dinossauros” que comentamos no início desse artigo. Eles vão adorar ver o que você conseguiu incorporar da conversa que tiveram! 

6. Unindo os planejamentos

Unindo os planejamentos

 

É importante também ressaltar que todos os departamentos devem seguir o mesmo modelo de Planejamento. Assim, depois que todos forem apresentados, e estudados, o essencial é juntar os planejamentos! Então toda a gestão da entidade, terá na mão uma previsão de tudo que está por vir! Também é essencial que ao longo do ano, vocês analisem o que está sendo feito e o que foi pensando no planejamento, porque ele deverá ser o norte da gestão.

 Se você chegou até aqui, é porque já está se dedicando para construir seu plano de gestão! Em suma, é importante ressaltar que não existe uma fórmula universal para esse momento. Aproveite das nossas dicas, mas também adapte tudo para a realidade da sua entidade. Aos poucos, a cada apresentação dos Planos, o processo vai evoluindo e criando uma forma melhor! 

Pra completar e te ajudar a montar um planejamento de respeito, baixe agora o nosso Template de Plano de Gestão e mãos à obra! Estamos felizes em poder ajudar você e a sua entidade! Não esqueça, a Partyou está aqui para tudo que vocês precisarem!

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