Como organizar um evento online de sucesso?
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Como organizar um evento online de sucesso?

Toda entidade estudantil sabe que, apesar do seu conhecimento e experiência, o planejamento é uma habilidade valiosa quando precisamos realizar um evento, seja ele online ou presencial!

Os eventos online são conhecidos também como transmissão ao vivo, evento virtual ou ainda webinar. Não importa qual seja o nome, o que vale mesmo é que as expectativas dos convidados sejam atendidas – ou, se possível, superadas!

E eles estão mais em alta do que nunca. Segundo dados do YouTube obtidos pela EXAME, as buscas por conteúdo ao vivo cresceram 4.900% no Brasil na quarentena.

Existem muitas vantagens ao produzir um evento totalmente online e hoje esse formato vem sendo muito requisitado por públicos de diversos segmentos, já que é prático e menos custoso.

Mas, como eventos online ainda são uma novidade para muitos de nós, a maioria das pessoas não sabe nem pronomes começar, não é mesmo?

Por isso preparamos um passo a passo completo com tudo que você precisa saber para organizar um evento online de sucesso!

 

 1. Escolha o melhor tipo de evento online para você

Escolha o melhor tipo de evento online para você

Certos formatos de evento que funcionam muito bem no mundo real (offline) podem não funcionar exatamente da mesma maneira no universo online. No entanto, isso não significa que o seu precise ser inferior.

Uma festa da atlética, uma exposição de arte ou uma aula que exige prática talvez não sejam escolhas perfeitas para a experiência digital. Porém, há outras opções que são perfeitos para qualquer entidade.

Eventos de conteúdo no meio online permitem oferecer uma experiência interativa e de qualidade, seja qual for o formato escolhido.

Você tem algo legal ou uma habilidade para ensinar para alguém? Então, organizar um curso ou workshop online pode ser uma boa opção para você.

Tem acesso a um convidado show de bola que poderá agregar muito aos alunos? Aposte numa palestra então!

E que tal apresentar um tema e debater ideias com o seu público através de um seminário online?

As opções são diversas e a facilidade do online faz com que você possa entregar o conteúdo de forma criativa e interagir com muitos participantes ao mesmo tempo, mesmo que não seja de forma presencial.

É importante ressaltar que existe a opção de escolher entre uma transmissão ao vivo ou gravar seu vídeo e depois disponibilizar para o seu público, o que é super comum, pois permite ao apresentador entregar um conteúdo mais denso, sem esquecer de nenhum detalhe, e no dia e horário que ele quiser, dando mais flexibilidade.

 

2. Planeje o evento online do começo ao fim

Planeje o evento online do começo ao fim

Planejar um evento online é um pouco diferente de organizar um presencial. Entre os benefícios, podemos citar:

  • A possibilidade de alcançar mais pessoas;
  • Os custos e os riscos são bem menores;
  • Permite um número bem maior de participantes;
  • Conta com ferramentas de bate-papo para interagir e engajar o público durante a transmissão.

No entanto, você deve montar o conteúdo tendo em mente que o aluno não estará perto de você e, por ser online, é mais fácil ele perder o foco e se distrair.

Por isso, é importante desenhar o evento do começo ao fim e abusar dos recursos criativos para transmitir seu conteúdo. Além disso, separe um tempo para que os alunos possam tirar suas dúvidas e, se necessário, disponibilize materiais de apoio.

A entidade precisará fazer algumas escolhas tal como um evento presencial, como o formato que o seu evento online acontecerá, o tema, os convidados, a melhor a data e horário, dentre outros.

Além disso, anote em uma lista todos os equipamentos que serão usados ao longo dа apresentação, para não ser pego de surpresa!

Por fim, escolha um local adequado para gravar o seu evento ou transmiti-lo ao vivo. E, o mais importante, decida em qual plataforma ele que será transmitido.

 

3. Escolha a melhor plataforma para realizar o evento online

Escolha a melhor plataforma para realizar o evento online

Chegou a hora de escolher qual plataforma vai veicular o seu evento ao vivo ou apresentação on-line.

Se para a entidade for necessário exibir o ambiente ou local do evento ou deixar o convidado à mostra, o Youtube Live é o apropriado.

A plataforma permite interação em tempo real com o público e arrecadação de fundos em tempo real pela própria ferramenta.

Outra vantagem de fazer um evento online pelo Youtube é que seu conteúdo fica disponível para o público depois que ele termina, perfeito para o convidado que perdeu o evento ou chegou atrasado!

Além disso, ele disponibiliza métricas e estatísticas ao final da transmissão para que você possa melhorar o seu evento cada vez mais.

Caso você queira aprender melhor como utilizá-lo, clique no link: Como fazer live no youtube: passo a passo completo.

Mas, se o seu evento é mais técnico ou educacional e exige interação de qualidade, escolha uma ferramenta que priorize a participação do participante, como o  Zoom.

Ele tem excelentes recursos de bate papo e permite perguntas do tipo “levantar a mão”, para estimular o interesse do público pelo conteúdo. Você pode ainda separar os participantes em grupos durante a videoconferência.

Para conteúdos mais rápidos e informais, há a possibilidade de usar o Facebook Live ou mesmo o recurso de live no Instagram, que permite inclusive dividir a transmissão com um convidado.

 

4. Por último e mais importante: divulgue muito!

Por último e mais importante: divulgue muito!

Não adianta preparar um evento online maravilhoso e pecar na divulgação, né? Aqui o time de marketing vai ter que arregaçar as mangas e criar uma estratégia bombástica de divulgação.

No meio digital, recurso é o que não falta para avisar o seu público sobre o que a entidade irá realizar. Abuse da internet para engajar o seu público e atrair muitos participantes para seus eventos online.

Uma dica é criar um evento no Facebook com todas as informações necessárias para que os alunos tomem conhecimento do que está sendo organizado pela entidade e serem lembrados dele quando chegar a hora.

Publique muito conteúdo nas redes sociais sobre o tema que será abordado, para ir aquecendo a galera para o grande dia. Textos, imagens, conteúdo rico, aqui vale tudo!

Que tal gravar um vídeo curtinho avisando sobre o evento e postar no Instagram, convidando os participantes e mostrando tudo de legal que vai rolar nele?

Você pode também criar uma lista de transmissão no whatsapp e não deixar que ninguém deixe de saber do que a entidade está preparando. Explore todos os canais que puder, nessa hora tudo é válido!

Uma outra maneira de bombar a divulgação do seu evento online é usando o email marketing. Ali a comunicação é direta e exclusiva, sendo muito assertiva quando é necessário avisar sobre algo.

Além disso, você pode enviar o link da transmissão no dia do evento, para facilitar a vida do público! Além de ser prático, é uma ótima forma de não deixá-lo esquecer.

Quer mais visibilidade ainda, garantindo que nenhum aluno fique fora da divulgação? Patrocine o evento ou uma publicação sobre ele! Fazendo da maneira certa, com pouco investimento você alcança todo o seu público e não deixa ninguém perder nada.

Anotou todas as dicas? Então já reúna a equipe numa reunião virtual e comecem a planejar o próximo evento online da sua entidade!

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