Gestão da Informação nas Entidades Estudantis: Dicas de como melhorar os processos internos
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Gestão da Informação nas Entidades Estudantis: Dicas de como melhorar os processos internos

Se você acompanha nossos conteúdos, com certeza já leu em diversos deles a importância da gestão da informação nas entidades estudantis! Esse é um tema crucial para quem deseja tornar o dia a dia mais organizado e principalmente, seguro! 

Primeiramente, vamos esclarecer melhor o assunto desse conteúdo!

Gestão da Informação nas Entidades Estudantis: O que é?

Nós sabemos que universitário não para! Mesmo em tempos de pandemia, são projetos e mais projetos, ideias, planejamentos e tantas outras pautas presentes no seu cotidiano e da sua entidade. Dessa forma, já podemos visualizar o whatsapp bombando o dia todo, e com isso, mais de 100 mensagens nos grupos e muito textão! 

Gerir essas informações nada mais é do que concentrar tudo num mesmo lugar, de forma organizada, que facilite encontrar um assunto, e principalmente, que possa ser passada adiante para as próximas gestões. E adivinha? O whatsapp é rápido e fácil, no entanto, não é a melhor ferramenta para isso! 

Gestão da Informação nas Entidades Estudantis: Por que? 

Segundo ponto que vai convencer você a estruturar melhor a informação na sua entidade: os motivos para organizar tudo isso! 

  • Organização das Informações: Facilidade 

Facilidade

Você pode começar pensando “Todo esse trabalho por causa de alguns documentos e mensagens?” Sim! Pode até parecer um trabalho árduo, mas na verdade, é só uma questão de hábito. 

Quando você tem todas as informações num único lugar, as pessoas podem procurar o que desejam de forma independente, sem ficar te chamando o tempo todo pra pedir o logo da entidade, ou a apresentação do último projeto, a ata da reunião e tudo que as pessoas geralmente precisam!

  • Documentar e guardar tudo que é feito/discutido: Perpetuação de ideias!

Perpetuação de ideias

Acreditamos que a grande maioria das entidades já faça a ata de cada uma das suas reuniões (caso a sua ainda não faça, está na hora de começar!)

E essas atas são ótimas para falarmos de perpetuar projetos nos anos seguintes. Por exemplo, se vocês tiverem um local com todas as atas dos anos anteriores (ou pelo menos as mais importantes), é possível visitar essa informação para pautar as decisões atuais. Dessa forma, tudo flui mais rápido, sem depender de terceiros. 

E claro, isso vale para planilhas, arquivos, apresentações e tudo que a sua organização utilizar!

  • Segurança na Gestão das Informações das Entidades Estudantis! 

Segurança

Esse ponto é sinal verde de atenção! Tem que se preocupar e muito! Quando falamos que o Whatspp não é a ferramenta ideal para guardar tudo, é que ali as informações não estão 100% seguras e salvas. Nós temos certeza que você conhece alguém que já perdeu o celular, perdeu todas as mensagens sem backup, então nem precisamos falar mais nada né? 

Por isso você deve buscar as ferramentas ideias para cada necessidade, levando muito a sério esse assunto!

Bom, agora que já demos ótimos motivos para você se preocupar com a Gestão da Informação na sua entidade, chegou a hora de colocar a mão na massa! Bora?

Gestão da Informação nas Entidades Estudantis: Como estruturar? 

  • Organize o fluxo de informações

Organize o fluxo de informações

Primeiro de tudo, pra começar a pensar na melhor maneira de organizar todos os dados da sua entidade, o ponto de partida é compreender como ela se comunica! Liste as ferramentas que vocês já utilizam, você pode pedir para cada diretor falar sobre a sua área, por exemplo, assim todo mundo já começa a se envolver com essa questão!

  • Liste as falhas existentes na gestão da informação atual

Liste as falhas existentes

Dois ótimos para você listar os problemas de comunicação e armazenamento de informações na sua entidade: 

Ao elencar tudo isso, você já saberá o que procurar para solucionar esses problemas, ou seja, um ótimo norte para buscar as ferramentas ideias.

Com isso, você consegue mostrar para toda a entidade, o porque de organizar tudo isso! 

Essas falhas podem ser exemplos de informações perdidas, dificuldades de encontrar arquivos, pessoas sobrecarregadas de compartilhar sempre as mesmas coisas, e por aí vai! 

  • Compreenda as necessidades de cada departamento

Compreenda as necessidades de cada departamento

Após elencar as falhas existentes, você pode pedir para os diretores de cada departamento coletarem com seus membros a necessidade das suas respectivas áreas, assim, será possível criar um fluxo definitivo que supra todas as necessidades! 

  • Implemente ferramentas! 

Implemente ferramentas!

No geral, a maioria das entidades já consegue ter uma excelente gestão das suas informações, utilizando o G-Suite (o pacote de ferramentas do google). O maior aliado é o Drive, mas não se esqueça: não adianta jogar tudo lá, e não organizar! Crie pastas das gestões, dos departamentos, e dos projetos. Assim, todo mundo consegue encontrar tudo o que precisar! 

Além desta ferramenta, existem muitas outras que complementam a sua organização e a gestão dos seus projetos, e consequentemente, das informações. Trello, Asana, Slack e muito mais, você confere nesse post!

Porém, tenha cuidado! Não dá pra uma entidade ter 7, 8 ferramentas. Aí, ao invés de usá-las para organizar, você só estaria complicando mais, deixando as informações espalhadas por aí! 

  • Segurança!

Segurança

Não se esqueça de pensar também na segurança! Insira senhas e certifique-se de que elas estão em emails que não se perderão quando os proprietários saírem da entidade, isso é importante para evitar retrabalho! 

Lembre-se também de recomendar o uso de antivírus por todos aqueles que acessam os ambientes e sobem arquivos, assim, nada será danificado! 

  • Crie uma cultura de Informações Organizadas

Crie uma cultura de Informações Organizadas

Após ter desenvolvido e organizado todos esses processos, é preciso habituar as pessoas com os fluxos! Não esqueça, todos devem aderir essa prática! É bacana que a presidência e a diretoria compartilhem suas informações, criem pastas e modelos, para que assim os membros se sintam motivados para fazer o mesmo! 

  • Faça uso de tudo isso!

Faça uso de tudo isso!

Como você já leu no decorrer do nosso artigo, tudo é uma grande questão de hábito! A gestão da informação nas entidades estudantis é um assunto pouco comentado e refletido por parte dos seus membros, mas como você viu, tem um papel fundamental! 

Esperamos ter despertado sua curiosidade e vontade de melhoria nas Informações da sua entidade. Se você já deu alguns passos iniciais, tudo pode sempre ficar melhor!

Lembre-se de dialogar com seus membros para verificar o que eles acham do acesso e da gestão dos dados da entidade, assim, vocês estarão em constante evolução! E já sabe, né? No que precisar, conte com a Partyou!
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