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Gestão na Prática: Assumindo a presidência e administrando a sua entidade

Gestão na Prática? É, vamos lá! Bem vindo, Novembro! Mês novo, mais próximo do fim ano, vem também a famosa troca de gestão! Por isso, durante esse período nossos conteúdos serão 100% focados à “Gestão na Prática”, dessa forma você pode conferir dicas preciosas para o momento que está vivendo nesta nova fase da sua vida! 

A princípio, vamos focar em quem resolveu assumir o maior desafio da entidade: a Presidência! Por isso, independente do cargo que compõe a “mesa” da sua entidade, vem com a gente refletir um pouco mais sobre uma gestão prática e mão na massa! 

Primeiros passos quando estiver Assumindo a presidência da sua entidade! 

Gestão na Prática: Organizando funções

Organizando funções
Vamos lá! Primeiramente, tenha na sua cabeça que as dicas aqui não são uma regra. Cada entidade possui seu formato, sua composição de cargos. Geralmente, a presidência costuma ter em torno de três pessoas: Presidente, Vice-Presidente e um(a) Secretário(a). Afinal de contas, para começar com o pé direito, é fundamental que as pessoas dentro desses cargos saibam exatamente as suas principais atribuições ao longo da gestão!

  • Presidente

A carinha mais vista! O primeiro papel de Presidente está na representatividade. Se esse é o seu cargo, comece compreendendo que as pessoas devem olhar para você e associar a entidade que você representa. Dada essa função, um resumo breve do que vem pela frente é entender seu papel de liderança e espelho para todas as pessoas internas. Por isso é normal criar um laço de inspiração na pessoa que está a frente! Você deve conhecer todas as áreas, saber do planejamento anual como um todo, passar as informações de forma clara e estar sempre à disposição para feedbacks!

  • Vice Presidente

Geralmente, a pessoa que está como Vice possui um caráter de organização interna no que diz respeito às pessoas e ao bom funcionamento da gestão. Ou seja, é responsável por acompanhar os projetos mais de perto, ajudar a operacionalizar as tarefas, e tanto como a presidência, saber um pouquinho de tudo que está rolando nos departamentos. A grande diferença entre Presidente e Vice, costuma estar no fato do(a) presidente ter atividades mais externas (ligas externas, reuniões com a faculdade e etc.) e a vice-presidência responde pelas questões internas da entidade.

  • Secretário 

Essa é uma pessoa que preza pela organização como um todo. Desde a parte burocrática da coisa (CNPJ, atas de posse, documentos em cartório, credenciais e etc) até a parte de acompanhar os dados financeiros, entradas e saídas, que são feitos pela tesouraria ou departamento financeiro. E apesar de ter funções mais internas, isso não significa que um cargo de secretaria deva saber menos que os outros. Pelo contrário, é preciso conhecer sua entidade tanto quanto presidente e vice.

Como dissemos, nada disso é uma regra ou receita infalível. Existem presidentes que são mais internos enquanto seus vices são externos. O importante é você entender que essas funções gerais precisam estar claras e bem divididas. Sejam flexíveis, e o essencial: Trabalhem como uma só pessoa! Sejam alinhados durante toda a gestão e vivam uma parceria real, acima de tudo!

Gestão na Prática: Primeiras Burocracias

Primeiras Burocracias

Algumas entidades já possuem uma rotina pronta para a troca de gestão, todavia, vamos dar algumas dicas que estão relacionadas à parte burocrática da coisa.

  • Estatuto Social e CNPJ

O Estatuto Social é para uma empresa, o que a certidão de nascimento é para uma pessoa física. Dentro desse documento existe uma série de coisas a serem escritas. 

No Estatuto Social é onde temos o nome da entidade, o endereço, símbolos e cores oficiais, direitos e deveres dos associados, os cargos da gestão, bem como dispostos específicos, como equipes, times, funcionamento de assembleias, penalidades e afins.

Ele só será válido a partir da data de registro em cartório, que depois de registrado, será usado para gerar o CNPJ da sua entidade. Até lá, o documento não tem valor jurídico perante o governo.

  • Ata de Eleição e Posse 

Essa é uma formalização de quem responde pela entidade dentro de cada cargo. Você pode achar que isso é uma besteira. Entretanto, já pensou que massa conseguir saber todas as pessoas que já passaram pelo cargo da sua entidade após anos e anos de gestões? Esse documento é mais importante do que você pensa! 

Na Ata de posse se define os cargos da gestão, quem está responsável por cada cargo e o que foi discutido na “assembleia” (reunião) de posse. 

  • Atualização de Nomes em contratos 

Lembre-se de atualizar o mais rápido possível os contratos que possuem nomes de pessoas físicas que respondem pela entidade. Por exemplo, a conta bancária da entidade. Se possível, façam reuniões de apresentação da nova Presidência com participação da antiga, assim vocês manterão os mesmos laços criados no ano anterior.

  • Dica de ouro: Nós podemos te ajudar!

Esse artigo é apenas um breve resumo de algumas das principais burocracias que devem ser executadas. Apesar de tudo isso, elas são essenciais e demandam um certo tempo. Por isso, nasceu a Partyou! Você sabia que nós podemos te ajudar em todos os trâmites para abrir seu CNPJ? Que tal fazermos isso juntos? Clique aqui para saber mais.

Organizando a “casinha” 

Cargos divididos, burocracia em dia, vamos para a parte mais prática da coisa! Assim que você assumiu a sua entidade, nós elegemos 3 pilares que devem ter sua atenção.

  • Gestão na Prática: Financeiro

Como já dissemos, é preciso ter o caixa em dia! Por isso, vasculhe tudo! Confira possíveis dívidas, saldos, coloque-se a par de 100% da situação financeira da sua entidade, porque isso é fundamental para a presidência! Se precisar de ajuda para melhorar a gestão financeira nesse sentido, que tal contar com a ajuda dos nossos relatórios financeiros? Nós podemos te ajudar!

  • Gestão na Prática: Resultados Anteriores

Faça um balanço dos resultados (tanto positivos como negativos) do ano anterior. Essa reflexão é excelente para ilustrar suas ideias e projetos para sua gestão. Lembre-se de fazer isso com todas as pessoas que estão na presidência, assim todos terão noção do porquê de cada coisa. 

  • Gestão na Prática: Planejamento e Organização

Chegamos no seu planejamento! A presidência deve ter claro todos os seus objetivos, desde os eventos, até os produtos que serão lançados na sua gestão! Por isso, documentem tudo que for feito. Reuniões, atas, projetos. E se as coisas complicarem, a Partyou também te ajuda nessa parte! Nosso serviço de venda online, por exemplo, pode facilitar sua vida durante a pandemia, reativando novas entradas através da venda de produtos! Afinal de contas, presidência é isso: Resolver grandes pepinos, com grandes ideias! 😀 

Em suma, nós temos infinitas dicas e recomendações para falar sobre uma gestão na prática! Porém, esse artigo já trouxe muita coisa para você absorver! Estamos torcendo para sua gestão voar! E como de praxe, precisou de ajuda, é só chamar a Partyou! Até o próximo!

 

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